בכל פרויקט, יש המון דברים שצריך לקחת בחשבון, כולל תיעדוף וחלוקת משימות ותכנון קפדני. בזמן ניהול של פרויקט, קשה לפעמים למצוא את הידיים והרגליים, ומהר מאוד אתם עלולים לחוש מבולבלים, מותשים ואפילו אבודים. כדי לגשר על הקושי הזה, אפשר לשכור חברה לניהול פרויקטים שתסייע לכם בתהליך, אבל איך בוחרים את החברה הטובה ביותר? מה צריך לבחון, על מנת להבטיח שתקבלו את השירות הטוב ביותר, ובעיקר הכי מתאים לצרכים שלכם?
ודאו שהם מבינים את היקף הפרויקט שלכם
עליכם להיות בטוחים, שהחברה שתבחרו מבינה את כלל מרכיבי הפרויקט, את הצרכים שלכם מבחינה מקצועית וארגונית ואת היקף העבודה. ההבנה שלהם חיונית כדי שיוכלו לספק את התוצאות הנדרשות ולעמוד ביעדים.
בדקו אם הם מצביעים על שגיאות פוטנציאליות
כדי לדעת שחברת הניהול מבינה את הפרויקט שלכם, תבחנו האם אנשיה שמים לב בעצמם לכשלים בתכנון. הם יוכלו לעשות זאת רק אם יבינו היטב את העבודה, והיכולת שלהם להעביר ביקורת תסגיר את העובדה שהם יודעים כיצד לתקן את מה ששגוי.
אל תסתנוורו ממילים גדולות
חברות רבות יציגו את עצמן כטובות ביותר, ינסו להגיד שהן ברמה עולמית ויתפארו בשלל פרסים. זה לא בהכרח סימן רע, ממש לא, אבל שימו לב שאתם מזהים מעבר למילים מפוצצות, גם מונחים שמצביעים על הבנה אמיתית של התחום והמטרות שלכם.
זמינות היא יתרון משמעותי
אתם צריכים חברה שתספק לכם ליווי איכותי, וזה אומר בין השאר מענה זמין לשאלות, בירורים ובקשות. חפשו חברה שמעורבת בפרויקט, ועובדת על פי הסטנדרטים הגבוהים ביותר.
בררו אם הם מכינים עבורכם תוכניות גיבוי
אם חברת ניהול טוענת בפניכם שאין לה תוכנית גיבוי כי היא אף פעם לא נכשלת, אז זה לא סימן טוב. בכל פרויקט, דברים עלולים להשתבש בדרך, ואתם צריכים לסמוך על חברת הניהול שתדע להתמודד עם האתגרים השונים.
חפשו המלצות והוכחות
אין שום סיבה שתשלמו לחברה שאתם לא יודעים עליה כלום. מתן אחריות על ניהול פרויקטים לחברה חיצונית כרוך בסיכון גדול, כך שאתם מוכרחים לברר מראש מידע על החברה, לחפש תגובות ולשוחח עם לקוחות שלה. רקורד נקי מטעויות אומר הרבה, אבל לא הכל. בררו לגבי אסטרטגיות של החברה, שירותים שונים וכישורים בולטים. ודאו שהטענות שלהם נכונות באמצעות מחקר קפדני.
קחו את הזמן שלכם
אנחנו יודעים שבניהול פרויקטים הזמן דוחק, אך זוהי לא סיבה לקבל החלטות שיפגעו בכם בהמשך. במידת האפשר, חפשו חברה מתאימה מספיק זמן מראש, בשביל להשאיר לעצמכם תקופה מסוימת לבחירת מושכלת. אל תסגרו דברים במהירות כדי לסגור עסקה, רק כאשר אתם בטוחים שאתם בידיים טובות.
עובדים מנוסים הם חובה
יכול להיות שבראשה של חברת הניהול, עומדים אנשים מוכשרים מאוד בעלי ידע רב. זה לא יעזור לכם הרבה, אם בסופו של דבר היא מעסיקה עובדים חסרי ניסיון. כדאי לחפש חברות עם מצבת עובדים מוכשרים, משלל תחומים ועם מגוון הכשרות.
בקשו אישורים והסמכות
תמיד כדאי לוודא שהחברה רשאית לפעול בתחום שלכם, ולא חסרים לה שום אישורים. אתם לא רוצים לשכור חברת ניהול פרויקטים שיכולה להעניק סיוע מוגבל מסיבות משפטיות.
סמכו על האינסטינקטים שלכם
אחרי כל מה שאמרנו, אין תחליף לאינסטינקטים האנושיים שלכם אתם יודעים מה אתם והחברה שלכם צריכים, אז עליכם לסמוך עליהם, להיות אמיצים ולקבל החלטות. אם משהו לא מרגיש לכם נכון, אל תשימו את עצמכם במצב שאולי תתחרטו עליו בהמשך.
